Wdrażanie systemu DocuWare
Usprawnij swoją firmę z Elektronicznym Obiegiem Dokumentów
Umów się na bezpłatną konsultację
Usprawnij proces dodawania dokumentów
i zniweluj ryzyko pomyłek do zera.
Dzięki DocuWare zautomatyzujesz procesy przyjmowania dokumentów kosztowych, stworzysz schematy akceptacji faktur, a przy tym zmniejszysz liczbę pomyłek praktycznie do zera. Dowiedz się jak wspieramy pracę działów księgowych i administracji w firmach.
Umów się na darmową konsultację
Zalety wdrożenia DocuWare
Inteligentny system uczący się układu i treści dokumentów
Pełna kontrola nad przepływem dokumentów
Przyspieszenie pracy i usprawnienie procesów w firmie
Automatyczne uzupełnianie danych i synchronizacja z systemem księgowym
Wszystkie dokumenty w jednym uporządkowanym i chroninym archiwum
Bezpieczne przechowywanie danych w chmurze
System zgodny z RODO i Polskim prawem
Personalizowane ścieżki przepływu dokumentów
Spis treści
Etapy wdrożenia Docuware
DocuWare wdrażają specjaliści o wieloletnim doświadczeniu, którzy przed wprowadzeniem systemu, przeprowadzą specjalistyczną analizę obiegu dokumentów w Twojej firmie. Pozwoli nam ona odkryć problemy oraz niebezpieczeństwa, które z łatwością może naprawić DocuWare. Dzięki temu pomożemy Ci wybrać odpowiednie funkcjonalności systemu, które najlepiej sprawdzą się w Twojej firmie. A doskonale wiemy, jak działa system, gdyż korzystamy z niego każdego dnia.
Sprawdź, co możemy zaoferować Twojej firmie
Zostaw nam swój adres e-mail, a nasz specjalista skontaktuje się z Tobą aby przedstawić propozycję usprawnień dla Twojej firmy
Docuware jest oprogramowaniem „szytym na miarę”
Jego funkcje i możliwości dostosowujemy do sytuacji w danej organizacji.
Proces wdrożenia opiera się na poznaniu Twojej firmy, stworzeniu odpowiednich rozwiązań oraz wprowadzeniu ich w życie.
Etap
01
Darmowa konsultacja
Spotkanie z naszym specjalistą, które ma na celu poznanie oczekiwań klienta wobec systemu. Zostaną zadane między innymi pytania odnośnie wyzwań związanych z przetwarzaniem i obiegiem dokumentów, aktualnej sytuacji firmy, wykorzystywanych programów oraz ilości dokumentów generowanych w ciągu miesiąca. Na bazie tych informacji stworzymy ofertę cenową, którą przedstawimy podczas kolejnego spotkania. Ważne jest, żeby na takim spotkaniu były obecne osoby odpowiadające za dany proces w Twojej firmie. Na konsultację można umówić się online
Umów się na bezpłatną konsultację
Etap
02
Demo rozwiązania
Spotkanie, na którym prezentujemy klientowi działanie DocuWare – jak przebiega obieg dokumentów w systemie oraz jakie ma on możliwości. Przedstawimy wstępne propozycje usprawnień procesów w firmie oraz możliwe rozwiązania dla wcześniej napotkanych problemów. Wspomnimy także o wstępnych kosztach rozwiązania. Istotne jest, żeby na tym spotkaniu znalazły się osoby odpowiedzialne za proces (Główna księgowa, Dyrektor Finansowy, Dyrektor HR lub Kierownik sprzedaży). Spotkanie jest bezpłatne.
Zapisz się na testowanie wersji demo
Etap
03
Analiza
Po zaakceptowaniu możliwości systemu oraz wstępnej wyceny spotykamy się z klientem na analizie. Jest ona niezbędna do przeprowadzenia wdrożenia.
Analiza to zasadniczo odwzorowanie procesu obiegu dokumentów (np. faktur), który aktualnie odbywa się w sposób analogowy i przełożenie go na proces cyfrowy. W analizie z naszej strony udział bierze trzech doświadczonych specjalistów: handlowiec sprawujący opiekę nad ofertą DocuWare, wdrożeniowiec odpowiadający za przeniesienie obiegu dokumentów do wersji cyfrowej w systemie oraz programista, dbający o integrację Docuware z systemem finansowo – księgowym u klienta. Podczas takiej analizy ustalamy krok po kroku co dzieje się z danym dokumentem począwszy od pojawienia się faktury w firmie, po księgowanie jej w dziale księgowym. Sprawdzamy, kto w danym kroku odpowiada za dokument i do kogo następnie ma on trafić. Analizujemy zależności między dokumentami – czy mają być łączone z zamówieniami, umowami itp. To wszystko trzeba ustalić podczas analizy, która staje się „mapą” dla wdrożeniowca i programisty, pozwalającą określić w jaki sposób skonfigurować Docuware, żeby jak najlepiej dopasował się do potrzeb klienta. Po przeprowadzonej analizie klient dostaje szczegółowy dokument w formie PDF. Jest to podsumowanie rzetelnej analizy, stanowiące informację dla klienta, o tym jak będzie działał system. Po otrzymaniu takiego pliku klient może jeszcze nanieść swoje poprawki lub przekazać uwagi tak, żeby po zaakceptowaniu analizy nasz dział programistyczny mógł rozpocząć pracę. Na długość wdrożenia ma wpływ wiele czynników, m.in. to, czy system ma automatycznie weryfikować kontrahentów z białą listą, czy ma weryfikować numery kont klientów oraz czy faktura ma być łączona z zamówieniem. Zwykle trwa ona 1-2 dni. Koszt analizy to 1800 – 3600 zł netto.
Etap
04
Wdrożenie
Po zebraniu odpowiednich informacji wdrażamy rozwiązanie o ustalonych podczas analizy parametrach. W zależności od poziomu skomplikowania projektu proces ten zajmuje od 5 do 30 dni roboczych. Po zakończeniu wdrożenia testujemy wewnętrznie, czy system działa prawidłowo i zgodnie z wytycznymi. Jeśli rozwiązanie działa bez problemów – przekazujemy wersję do testowania klientowi. Jeśli po testach klient stwierdzi, że pewne rzeczy nie działają, weryfikujemy to i naprawiamy według sugestii. Jeśli wszystko się zgadza – oddajemy w ręce klienta wersję gotową do pracy. Gdy klient zacznie korzystać z systemu, czekamy na informacje zwrotne i jeśli coś wymaga poprawy lub zmiany – wprowadzamy ulepszenia.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Odkryj wszystkie możliwości, które niesie ze sobą DocuWare. Poznaj najlepsze rozwiązania dla Twojej firmy i jej poszczególnych działów. Znajdź odpowiedzi na pytania dotyczące systemu i poznaj jego zalety.
Ekologiczny aspekt wdrożenia systemu
Mimo wielu funkcji i rozbudowanego systemu, koszt miesięczny DocuWare to mniej niż średnia pensja pracownika administracji, a czas pełnego wdrożenia najczęściej zamyka się w okresie 90 dni. DocuWare sprawi, że Twoja firma będzie bardziej ekologiczna niż kiedykolwiek. Dzięki rezygnacji z wydruku dokumentów chronisz zarówno planetę, jak i budżet swojej firmy, ograniczając niepotrzebne wydatki na materiały eksploatacyjne oraz drożejące z każdym miesiącem ryzy papieru. Postaw na nowoczesne rozwiązania i spraw, że Twoje przedsiębiorstwo będzie wyróżniać się wśród konkurencji.
FAQ
Najczęściej zadawane pytania
DocuWare to intuicyjne rozwiązanie o przyjaznym interfejsie. Po krótkim przeszkoleniu korzystanie z niego nie stanowi problemu.
Po wdrożeniu rozwiązania, pracownicy przechodzą szkolenie z obsługi systemu. Szkolenie prowadzone jest przez osobę, która wdraża rozwiązanie w Twojej firmie.
Tak, DocuWare posiada wersję mobilną systemu obsługiwaną przez systemy Android oraz iOS
Wszystko zależy od poziomu skomplikowania projektu, od ilości użytkowników oraz gromadzonych danych. Dopiero po darmowej konsultacji jesteśmy w stanie podać koszty związane z wdrożeniem systemu.
Podobnie jak w przypadku kosztów, wszystko zależy od poziomu skomplikowania projektu. Zdarzają się wdrożenia, które trwają 7 dni roboczych ale również takie, które wymagają poświęcenia ok. 30 dni. Po przeprowadzeniu analizy działania firmy możemy określić, ile czasu będzie trzeba poświęcić na wdrożenie.
Tak, podczas wdrożenia firma funkcjonuje w normalny sposób. System udostępniany jest użytkownikom, dopiero w momencie, gdy jest gotowy do pracy.
Tak, po wdrożeniu klient otrzymuje wsparcie powdrożeniowe. Usługa jest bezpłatna przez pierwszy miesiąc użytkowania. Jeśli Klient chce mieć dostęp do stałej opieki, możemy wycenić ją indywidualnie jako doraźne lub abonamentowe wsparcie.
Tak, jest to nawet wskazane 😊
Nie, w ramach wdrożenie pomagamy również w usprawnieniu procesu obiegu dokumentów. Takie sugestie najczęściej pojawiają się podczas przeprowadzanej analizy przedwdrożeniowej.
Wszystko zależy od poziomu skomplikowania projektu. Najczęściej we wdrożeniu biorą udział po 2-3 osoby zarówno z naszej strony, jak i ze strony klienta. W firmie decydującej się na DocuWare są to pracownicy odpowiadający za dany proces.
To zależy od wybranej formy systemu. W przypadku rozwiązania chmurowego dane przechowywane są w chmurze Microsoft Azure. W przypadku rozwiązania on-premise dane przechowywane są lokalnie w firmie klienta.
W przypadku chmury Microsoft Azure cały czas tworzony jest backup danych. Klienci korzystający z rozwiązania chmurowego mają gwarancję bezpieczeństwa swoich danych. W przypadku rozwiązania on-premise, klient zarządza swoją infrastrukturą sieciową. Jeśli serwer przestanie działać powinien mieć on wdrożone procedury przywracania danych.
