DocuWare
Elektroniczny Obieg Dokumentów
Zyskaj pełną kontrolę nad Swoją firmą
Umów się na bezpłatną konsultację
Jeden system by wszystkich złączyć
DocuWare to system Elektronicznego Obiegu Dokumentów, który służy do przechowywaniu i zarządzaniu dokumentami w wersji cyfrowej, zamiast w wersji papierowej. Pozwala on na pełny dostęp do każdego dokumentu, który przepłynął przez firmę, bez względu na jego oryginalny format (papier, email, plik cyfrowy), co ułatwia kadrze kierowniczej kontrolę nad różnorodnymi procesami w firmie – od przepływu faktur, przez zarządzanie dokumentami, aż do organizacji teczek pracowniczych.
Porządek w dokumentach
Oszczędność czasu, miejsca i pieniędzy
Dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca
Zgodność z zasadami poufności
Szybsza praca z dokumentami
Specjalistyczny audyt
Zniwelowanie czasochłonnych błędów
Pełna kontrola nad dostępem do plików
Jakie korzyści niesie wprowadzenie systemu Docuware w firmie?
Jedyną rzeczą gorszą od stosów papieru jest ręczne wprowadzanie danych znajdujących się w tym stosie. Mozolne wyszukiwanie potrzebnych informacji, kartka po kartce i wprowadzenie ich wszystkich do systemu, zajmuje wieki. W szczególności gdy trzeba tekst sprawdzać kilka razy, by mieć pewność, że faktura jest dobrze uzupełniona, a przelew trafi na odpowiednie konto. Przy ciągle rosnącej licznie wszelakich dokumentów, łatwo o duplikaty, ominięcie terminów czy zgubienie faktury. Często podwójna płatność za dany dokument doprowadza do konieczności wyjaśnień od strony księgowości, angażując tym samym dodatkowe środki finansowe oraz czas pracownika.
DocuWare wspiera pracę w każdym dziale firmy, w którym potrzebujesz jego pomocy – od księgowości, przez HR aż do produkcji czy działu handlowego. Dzięki systemowi zachowasz porządek w dokumentach, bez względu na ich rodzaj oraz źródło pozyskania. Wszystko pod Twoją pełną kontrolą.
Będziesz obserwować całą drogę dokumentów między poszczególnymi pracownikami na każdym ich etapie. Od momentu dodania, poprzez akceptację, rozliczenie i archiwizację.
DocuWare pomaga przyspieszyć pracę całej firmy poprzez automatyzację procesów. System samoistnie uczy się treści dokumentów, co pozwala na automatyczną synchronizację z np. oprogramowaniem księgowym lub CRM.
Biuro bez papieru
To możliwe! Umów się na darmowa konsultację z naszym specjalistą i przekonaj się sam
Zalety DocuWare
Twoje korzyści
Docuware przyspieszy i zautomatyzuje proces obiegu dokumentów w obrębie firmy oraz ułatwi dostosowanie się przedsiębiorstwa do dynamicznie zmieniającej się sytuacji rynkowej i gospodarczej. Oprogramowanie zapewnia bezpieczeństwo poufnych danych, przyspiesza komunikację między działami oraz ogranicza wydatki związane z wydrukami czy kosztownymi pomyłkami pracowników.
Jak działa?
System nie tylko gromadzi, przechowuje oraz grupuje dokumenty, ale także doskonale radzi sobie z rozpoznawaniem tekstu, który się na nich znajduje. Przekłada się to na szybszą pracę z dokumentami oraz łatwość precyzyjnego dotarcia do potrzebnych treści, bez konieczności przeglądania stert papieru.
Wsparcie dla Twojej firmy
Oprogramowanie do cyfrowego obiegu dokumentów DocuWare jest w pełni kompatybilne z wymaganiami stawianymi przez polskie prawo, co przekłada się na brak ryzyka poniesienia kary lub utraty dochodów z powodu brakującej dokumentacji.
Porządek w dokumentach
Z DocuWare zyskasz dostęp do wszystkich potrzebnych dokumentów za pomocą kilku kliknięć. System pozwoli Ci kontrolować działania wszystkich pracowników w jednym, uporządkowanym miejscu. Z łatwością wyszukasz potrzebne informacje: szczegółowy przebieg dokumentów, daty wprowadzenia, akceptację, terminy, e-teczki pracownicze… wszystko przy użyciu prostej wyszukiwarki.
Kadra zarządzająca
Wszystko pod Twoją pełną kontrolą. Wgląd we wszystkie dokumenty pozwala obserwować ich drogę między poszczególnymi pracownikami na każdym etapie przepływu dokumentów.
Pełna kontrola nad dokumentami
Zwiększenie efektywności pracowników
Wszystkie dokumenty na czas
HR
Umowy, CV, rozliczenia czy wnioski urlopowe to tylko początek dokumentów, którymi zajmuje się dział kadr. HR będą mogli szybko i wygodnie porządkować, edytować i archiwizować dokumenty.
Czytelne e-teczki pracownicze
Dostęp z dowolnego miejsca
Bezpieczeństwo wrażliwych danych
Administracja
Automatyzacja procesów przyjmowania i akceptacji dokumentów, zmniejszenie pomyłek praktycznie do zera, terminowość rozliczania faktur… to tylko część zalet jakie posiada Docuware.
Skrócony czas obiegu dokumentów
Wyeliminowanie duplikatów faktur
Historia relacji dokumentów
Bezpieczeństwo
Spersonalizowany oraz wielowarstwowy poziom uprawnień, Microsoft Azure, backup czy szyfrowanie AES, to tylko parę z wielu zabezpieczeń jakimi posługuje się DocuWare. Wszystkie dokumenty są w pełni chronione zgodnie z najwyższymi standardami. Cały system utrzymuje ścisły podział między informacjami o kliencie a samym systemem. Dodatkowo wszystkie działania administratora są rejestrowane i wymagają zalogowania…
DocuWare to system, na którym można polegać!
Przez lata otrzymał on wiele certyfikacji na całym świecie potwierdzających skuteczność działania, bezpieczeństwo wprowadzanych danych, czy łatwość obsługi. Jest on również zgodny z powszechnymi standardami.
Wśród nich na szczególną uwagę zasługują między innymi:
DIN EN ISO 9001 / DIN EN ISO/IEC 27001
Regulują zastosowanie Systemu Jakości w projektowaniu i sprzedaży standardowego oprogramowania do zarządzania dokumentami oraz stawiają surowe wymagania w zakresie bezpieczeństwa informacji dotyczące produkcji, wprowadzania, obsługi, monitorowania, utrzymywania i doskonalenia systemu zarządzania dokumentami.
SOC 2, Type 2
Określa skuteczność działania zabezpieczeń oraz systemów badanej usługi w dłuższym okresie czasu. Audyt sprawdza efektywność operatywną oraz czy dane funkcje działają zgodnie z ich zastosowaniem. Certyfikat jest zgodny z zasadami i kryteriami usług zaufania AICPA.
RODO
Europejskie ogólne rozporządzenie o ochronie danych ma znaczący wpływ na przedsiębiorstwa z siedzibą w UE i przedsiębiorstwa zagraniczne działające w UE. DocuWare umożliwia przechowywanie i przetwarzanie danych i dokumentów przy zgodności ze standardami RODO.
Usługi DocuWare, dzięki swojej wysokiej jakości i funkcjonalności, otrzymały także wiele wyróżnień, w tym od:
Computer Bild
DocuWare ma najlepszy wynik rekomendacji i ogólną ocenę w obszarze zarządzania dokumentami
CloudComputing Insider
Gold Award Cloud ECM (Wybór czytelników)
2020: Best DMS for Workflow Automation
Najlepsze Oprogramowanie do Zarządzania Dokumentami
Capterra
Najlepsza Łatwość Obsługi
Wysoka jakość niskim kosztem
Mimo wielu funkcji i rozbudowanego systemu z wieloma certyfikatami, koszt miesięczny DocuWare wynosi mniej niż pensja pracownika administracji, a czas pełnego wdrożenia najczęściej zamyka się w okresie 90 dni. DocuWare oferuje swoim użytkownikom wiele rozwiązań przy niskim koszcie finansowym pozwalając na spokój i bezpieczeństwo pracy w przedsiębiorstwie.
Chcesz przetestować Docuware?
Zapisanie się na test demo systemu jest bezpłatne.
Po wysłaniu zgłoszenia, nasz specjalista skontaktuje się z Tobą, aby ustalić szczegóły spotkania. Udział w spotkaniu nie zobowiązuje do wykupienia usługi.
Zobacz jak w pełni wykorzystać Docuware
W dzisiejszych czasach dla działu księgowości bardzo ważne jest wdrożenie systemu zarządzania dokumentami i zautomatyzowanego obiegu dokumentów. Organizacje te albo nie mają systemu cyfrowego, albo nie wykorzystują w pełni swojego rozwiązania do zarządzania dokumentami…
Automatyzacja obiegu dokumentów znacząco wspiera zarządzanie informacjami wewnątrz firmy skracając drogę dokumentów. Ręczne procesy księgowe, błędy popełniane przez pracowników czy brak standaryzacji to przeszkoda, która negatywnie wpływa na produktywność i stawia Twoją firmę w tyle za konkurencją…
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Odkryj wszystkie możliwości, które niesie ze sobą DocuWare. Poznaj najlepsze rozwiązania dla Twojej firmy i jej poszczególnych działów. Znajdź odpowiedzi na pytania dotyczące systemu i poznaj jego zalety.
FAQ
Najczęściej zadawane pytania
Dokumentacja pracownicza, dokumenty finansowe, umowy, poufne dane – wszystko to wymaga zorganizowanego i bezpiecznego systemu przechowywania, chroniącego informacje przed utraceniem, kradzieżą lub zmianami. Dzięki infrastrukturze cyfrowej DocuWare kontrolujesz, co dzieje się z Twoimi danymi i dokumentami. Możesz je bez obaw gromadzić, przetwarzać i przechowywać, zachowując zasady poufności, integralności i dostępności informacji firmowych. Dodatkowo DocuWare jest zgodny z wieloma międzynarodowymi regulacjami, w tym z RODO. Korzystając z DocuWare, Twoja firma zyskuje możliwość lokalizowania i uzyskiwania dostępu do danych osobowych przechowywanych i przetwarzanych wraz z dokumentami, eksportowania, poprawiania i usuwania danych osobowych. Z systemem możesz być pewny, że dane osobowe są chronione i nie są dalej przetwarzane.
Ciągłe podróże służbowe czy praca poza biurem nie są dla DocuWare przeszkodą. Oprogramowanie umożliwia pracę z dowolnego miejsca i o dowolnym czasie, nie tylko za pomocą komputera, ale również urządzeń mobilnych – smartfonów, tabletów i laptopów. Z DocuWare możesz korzystać przy użyciu różnorodnych systemów – iOS, Android, Mac, Windows. Wystarczy, że połączysz się z Internetem poprzez WiFi czy 4G i bez problemu dostaniesz się do wszystkich potrzebnych dokumentów.
DocuWare to intuicyjne rozwiązanie o przyjaznym interfejsie. Po krótkim przeszkoleniu korzystanie z niego nie stanowi problemu.
Po wdrożeniu rozwiązania, pracownicy przechodzą szkolenie z obsługi systemu. Szkolenie prowadzone jest przez osobę, która wdraża rozwiązanie w Twojej firmie.
Wszystko zależy od poziomu skomplikowania projektu, od ilości użytkowników oraz gromadzonych danych. Dopiero po darmowej konsultacji jesteśmy w stanie podać koszty związane z wdrożeniem systemu.
Zobacz stronę Wdrożenie >
Nie, w ramach wdrożenie pomagamy również w usprawnieniu procesu obiegu dokumentów. Takie sugestie najczęściej pojawiają się podczas przeprowadzanej analizy przedwdrożeniowej.
To zależy od wybranej formy systemu. W przypadku rozwiązania chmurowego dane przechowywane są w chmurze Microsoft Azure. W przypadku rozwiązania on-premise dane przechowywane są lokalnie w firmie klienta.
