7 problemów, których możesz uniknąć w dziale księgowości

Docuware/Księgowość

dzisiejszych czasach dla działu księgowości bardzo ważne jest wdrożenie systemu zarządzania dokumentami i zautomatyzowanego obiegu dokumentów. Organizacje te albo nie mają systemu cyfrowego, albo nie wykorzystują w pełni swojego rozwiązania do zarządzania dokumentami.

Siedem najczęstszych problemów, których unikniesz dzięki cyfrowemu zarządzaniu dokumentami:

1

Pominięcie zniżek za wcześniejsze płatności

Sprzedawcy często oferują zniżki za wcześniejsze płatności (lub dodatkowe opłaty za opóźnione płatności). Powolne i nieefektywne przetwarzanie faktur utrudnia śledzenie tych rabatów i dotrzymywanie terminów. Rozwiązanie do zarządzania dokumentami umożliwia tworzenie przepływów pracy i automatycznych powiadomień, które pomagają w ustalaniu priorytetów płatności i przechwytywaniu tych rabatów.

2

Poleganie na ręcznym wprowadzaniu danych

Jeśli korzystasz z procesów papierowych lub słabo zintegrowanego systemu księgowego, Twoi pracownicy spędzają dużą część swojego czasu na ręcznym wprowadzaniu danych, co jest kosztowne i zwiększa ryzyko błędu ludzkiego.

Integracja oprogramowania księgowego i systemu zarządzania dokumentami zmniejsza potrzebę ręcznego wprowadzania danych. Na przykład, jeśli masz już dane faktury i zamówienia zakupu w swoim oprogramowaniu księgowym, nie ma potrzeby ponownego wpisywania ich w systemie zarządzania dokumentami. Będziesz mógł zintegrować systemy i automatycznie udostępniać odpowiednie informacje. Twoja organizacja może również korzystać z rozwiązania takiego jak DocuWare Intelligent Indexing do przetwarzania faktur. Wykorzystuje technologię uczenia maszynowego do zapamiętywania każdego dokumentu i poprawek indeksowania, dzięki czemu każde przechwycenie zwiększa szybkość, dokładność i niezawodność narzędzia.

3

Niezdefiniowane lub nieudokumentowane procesy biznesowe

W wielu działach księgowości niektóre procesy istnieją tylko w głowach niektórych pracowników. To sprawia, że Twój dział jest zależny od konkretnych osób. Trudno jest zapewnić, że zawsze przestrzegane są prawidłowe procesy.

4

Niski wgląd w procesy dotyczące rozliczeń z dostawcami

Jeśli nie wiesz, kiedy faktury są należne, trudno jest przewidzieć Twoje potrzeby w zakresie przepływu środków pieniężnych. Ale kiedy używasz centralnego repozytorium do przechowywania wszystkich dokumentów księgowych oraz komunikacji z klientami i dostawcami, możesz użyć narzędzi w swoim rozwiązaniu do zarządzania dokumentami, aby zapewnić przejrzystość.

5

Długi czas przygotowania do audytów

W przypadku audytu nie chcesz, aby Twój zespół księgowy spędzał tygodnie lub miesiące na kompilowaniu i porządkowaniu Twoich plików. W systemie papierowym pracownicy wyciągają poszczególne akta i dokumenty z szafy na akta i wykonują kserokopie. Elektroniczny system zarządzania dokumentami pozwala zaoszczędzić w tym zakresie ogromne ilości czasu. Twoje dokumenty są zorganizowane w bezpiecznym systemie, który ułatwia szybkie eksportowanie lub udostępnianie odpowiednich plików audytorom.

6

Brak planu odzyskiwania po awarii

Jeśli przechowujesz dokumenty księgowe na papierze w jednym miejscu, ryzykujesz nieodwracalną stratę w przypadku klęsk żywiołowych i innych. Dzięki zautomatyzowanemu systemowi do zarządzania dokumentacją finansową przechowywanie nadmiarowych kopii ważnych informacji biznesowych w osobnych lokalizacjach jest proste i niedrogie. Jeśli zdecydujesz się na system oparty na chmurze, proces jest jeszcze prostszy. Dostawca rozwiązania jest odpowiedzialny za tworzenie bezpiecznych kopii zapasowych systemu.

7

Myślenie, że rozwiązanie do zarządzania dokumentami i zautomatyzowanego przepływu pracy nie mieści się w Twoim budżecie

Wdrożenie rozwiązania do zarządzania dokumentami ma ogromny wpływ na wydajność działu księgowości, co skutkuje znacznym zwrotem z inwestycji.

Według badań przeprowadzonych przez Aberdeen Group, najbardziej wydajne organizacje są w stanie przetworzyć średnią fakturę w ciągu jednego dnia przy koszcie 3,34 USD. W rezultacie są w stanie przechwycić 90 procent dostępnych rabatów za wczesne płatności, realizując znaczne oszczędności. Przeciętna organizacja wydaje znacznie więcej na fakturę (6,29 USD) i uzyskuje tylko 47 procent tych rabatów. Jeśli jesteś jedną z tych firm, zwiększenie wydajności dzięki zarządzaniu dokumentami może skrócić o połowę czas i koszty przetwarzania faktur.

końcu cyfrowe zarządzanie dokumentami oferuje Twojemu zespołowi księgowemu kilka korzyści.

Na podstawowym poziomie poprawia wydajność procesów biznesowych poprzez automatyzację przepływu pracy i niezawodne narzędzia wyszukiwania. Zarządzanie dokumentami pomaga również przygotować się do audytów i zachować zgodność dzięki środkom bezpieczeństwa i ścieżkom audytu, które dowodzą, kto uzyskał dostęp do dokumentów i je zatwierdził.

Zobacz również

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w działach HR

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w działach HR Docuware/HR Pracę w działach HR potrafi efektywnie wspomagać teczka elektroniczna, jednak samo jej wprowadzenie może wydawać się skomplikowane. Często klienci przerażeni samym procesem wdrażania rezygnują z podjęcia decyzji o rozpoczęciu cyfryzacji działu HR. Rozumiemy to!Najczęściej potencjalni użytkownicy platformy, przedstawiają obawy przed: Skanowaniem i opisywaniem dokumentów HR (ponad 80%) Integracją […]

Learn more