Wykorzystanie sztucznej inteligencji w działach HR

Docuware/HR

Pracę w działach HR potrafi efektywnie wspomagać teczka elektroniczna, jednak samo jej wprowadzenie może wydawać się skomplikowane. Często klienci przerażeni samym procesem wdrażania rezygnują z podjęcia decyzji o rozpoczęciu cyfryzacji działu HR. Rozumiemy to!
Najczęściej potencjalni użytkownicy platformy, przedstawiają obawy przed:

Skanowaniem i opisywaniem dokumentów HR (ponad 80%)
Integracją z systemami HR (ponad 65% firm)

1

Jak wykorzystywać sztuczną inteligencję w dziale HR?

Jeśli interesujesz się pracą z e-teczką pamiętaj, że musisz także korzystać z platformy DocuWare. DocuWare to system, który dba o dokumenty i pozwala przeprowadzać na nich operacje. Papierowe dokumenty przekładane są na wersje cyfrowe, dzięki czemu bez problemu możesz je skanować, zapisywać, sortować, udostępniać i zapewniać bezpieczeństwo ograniczając ich widoczność tylko do uprawnionych pracowników. E-Teczka potrafi znacznie ułatwić procesy:

Skanowania dokumentów
Podziału dokumentów według rodzaju
Opisywania dokumentów
Kontroli kompletności teczki
Pilnowania terminów
Odszukiwania dokumentów

Samo opisywanie dokumentów, które budzi najwięcej obaw jest bardzo łatwe. Z funkcji opisu korzystamy poprzez jedno kliknięcie w przycisk One Click Indexing. Funkcja ta działa w przeglądarce na platformie DocuWare. Kiedy najedziesz kursorem myszy na wybrany tekst np. datę, liczbę, słowo, jest on podświetlany. Naciskając klawisz myszy, podświetlony tekst zostaje automatycznie przeniesiony do pola opisu. Tak, to takie proste. Wykorzystując funkcję One Click Indexing nie ma potrzeby ręcznego przepisywania danych z dokumentu. Takie rozwiązanie to ułatwienie w pracy z dokumentami np. umowami o pracę lub badaniami lekarskimi. Maksymalnie zminimalizowany czas na pracę z dokumentem, dzięki prawidłowemu opisywaniu.

2

Czym jest sztuczna inteligencja Intellix?

Platforma DocuWare wykorzystuje do opisu dokumentów wcześniej wspomnianą funkcję One Click Indexing. System potrafi uczyć się nowych rodzajów dokumentów na podstawie wprowadzanych danych. Co za tym idzie im więcej danych wprowadzisz do systemu tym współpraca z platformą staje się łatwiejsza. DocuWare potrafi automatycznie sczytać podstawowe dane, takie jak:

Imię i nazwisko pracownika
PESEL
Unikalny numer teczki
Numer
Datę dokumentu
Termin ważności

3

Niezdefiniowane lub nieudokumentowane procesy biznesowe

W wielu działach księgowości niektóre procesy istnieją tylko w głowach niektórych pracowników. To sprawia, że Twój dział jest zależny od konkretnych osób. Trudno jest zapewnić, że zawsze przestrzegane są prawidłowe procesy.

4

Niski wgląd w procesy dotyczące rozliczeń z dostawcami

Jeśli nie wiesz, kiedy faktury są należne, trudno jest przewidzieć Twoje potrzeby w zakresie przepływu środków pieniężnych. Ale kiedy używasz centralnego repozytorium do przechowywania wszystkich dokumentów księgowych oraz komunikacji z klientami i dostawcami, możesz użyć narzędzi w swoim rozwiązaniu do zarządzania dokumentami, aby zapewnić przejrzystość.

5

Długi czas przygotowania do audytów

W przypadku audytu nie chcesz, aby Twój zespół księgowy spędzał tygodnie lub miesiące na kompilowaniu i porządkowaniu Twoich plików. W systemie papierowym pracownicy wyciągają poszczególne akta i dokumenty z szafy na akta i wykonują kserokopie. Elektroniczny system zarządzania dokumentami pozwala zaoszczędzić w tym zakresie ogromne ilości czasu. Twoje dokumenty są zorganizowane w bezpiecznym systemie, który ułatwia szybkie eksportowanie lub udostępnianie odpowiednich plików audytorom.

6

Brak planu odzyskiwania po awarii

Jeśli przechowujesz dokumenty księgowe na papierze w jednym miejscu, ryzykujesz nieodwracalną stratę w przypadku klęsk żywiołowych i innych. Dzięki zautomatyzowanemu systemowi do zarządzania dokumentacją finansową przechowywanie nadmiarowych kopii ważnych informacji biznesowych w osobnych lokalizacjach jest proste i niedrogie. Jeśli zdecydujesz się na system oparty na chmurze, proces jest jeszcze prostszy. Dostawca rozwiązania jest odpowiedzialny za tworzenie bezpiecznych kopii zapasowych systemu.

7

Myślenie, że rozwiązanie do zarządzania dokumentami i zautomatyzowanego przepływu pracy nie mieści się w Twoim budżecie

Wdrożenie rozwiązania do zarządzania dokumentami ma ogromny wpływ na wydajność działu księgowości, co skutkuje znacznym zwrotem z inwestycji.

Według badań przeprowadzonych przez Aberdeen Group, najbardziej wydajne organizacje są w stanie przetworzyć średnią fakturę w ciągu jednego dnia przy koszcie 3,34 USD. W rezultacie są w stanie przechwycić 90 procent dostępnych rabatów za wczesne płatności, realizując znaczne oszczędności. Przeciętna organizacja wydaje znacznie więcej na fakturę (6,29 USD) i uzyskuje tylko 47 procent tych rabatów. Jeśli jesteś jedną z tych firm, zwiększenie wydajności dzięki zarządzaniu dokumentami może skrócić o połowę czas i koszty przetwarzania faktur.

końcu cyfrowe zarządzanie dokumentami oferuje Twojemu zespołowi księgowemu kilka korzyści.

Na podstawowym poziomie poprawia wydajność procesów biznesowych poprzez automatyzację przepływu pracy i niezawodne narzędzia wyszukiwania. Zarządzanie dokumentami pomaga również przygotować się do audytów i zachować zgodność dzięki środkom bezpieczeństwa i ścieżkom audytu, które dowodzą, kto uzyskał dostęp do dokumentów i je zatwierdził.

Zobacz również

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w działach HR

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w działach HR Docuware/HR Pracę w działach HR potrafi efektywnie wspomagać teczka elektroniczna, jednak samo jej wprowadzenie może wydawać się skomplikowane. Często klienci przerażeni samym procesem wdrażania rezygnują z podjęcia decyzji o rozpoczęciu cyfryzacji działu HR. Rozumiemy to!Najczęściej potencjalni użytkownicy platformy, przedstawiają obawy przed: Skanowaniem i opisywaniem dokumentów HR (ponad 80%) Integracją […]

Learn more