Automatyzacja obiegu dokumentów stanowi niezaprzeczalne ułatwienie dla działań pracowników księgowości. W klasycznym obiegu, pracownik musi szczególnie kontrolować bezpieczeństwo zgromadzonych na dokumentach danych, prowadzić nadzór nad poprawnością przepływu dokumentów, a pracodawca musi zapewnić fizyczną przestrzeń do przechowywania papieru. 

Korzystając z papierowych faktur, dokumenty mogą leżeć na biurku księgowych przez długie godziny, dni, a czasem nawet tygodnie, oczekując na rozliczenie. Zdarzyć się może także zagubiona faktura, której poszukiwania zmarnują czas pracownika (a co za tym idzie nakłady finansowe firmy), a nieodnalezienie dokumentu dostarczy kłopotów przy rozliczeniach.  

Dzięki DMS (System zarządzania dokumentami) praca w przedsiębiorstwie przepływać będzie przede wszystkim cyfrowo, zwiększając produktywność pracowników oraz oszczędzając czas, który poświęciliby na fizyczne dostarczanie faktur do podpisania czy sprawdzenia. Pracownicy będą mieć dostęp do powiadomień o błędach czy braku informacji na dokumencie, dzięki czemu szybko i skutecznie poprawią lub uzupełnią dane. Dokument trafi do odpowiedzialnej za niego osoby, a gdy system nie rozpozna dokumentu, zostanie on zapisany w odpowiednim miejscu. Uprawniony pracownik w razie potrzeby będzie mógł nanieść notatki, zdefiniować odpowiednie pola czy określić drogę przepływu faktury, aby osiągnąć jak najwyższą płynność obiegu dokumentów.