Elektroniczny obieg dokumentów finansowych i księgowych

Bądź innowatorem na stanowisku dyrektora finansowego

prowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów oraz automatyzacji procesów biznesowych, pozwala na usprawnienie pracy w działach finansowych i księgowości, w wyniku czego wydajność całej firmy rośnie. Niewątpliwie jest to szansa dla innowatorów na stanowiskach dyrektorów finansowych, którzy zazwyczaj zajmują się analizą płynności i kosztów w przedsiębiorstwie. Nic nie stoi na przeszkodzie, by będąc dyrektorem finansowym, zostać także innowatorem, który zapoczątkuje cyfrową transformację przy pomocy systemu DocuWare.

Jak pokazują badania Amerykańskiego Centrum Produktywności i jakości, 3 na 4 organizacje, które zaczynają proces cyfryzacji od wprowadzenia EOD (Elektronicznego Obiegu Dokumentów) obserwują długoterminowe, pozytywne efekty w pracy całej organizacji. To właśnie dyrektorzy finansowi w tych przedsiębiorstwach są osobami, które napędzają proces transformacji.

Kluczowe procesy biznesowe, które możesz zautomatyzować

1

1. Faktury zakupowe, płatności, zobowiązania

Ogromną korzyścią dla całej firmy będzie automatyzacja obiegu dokumentów. Jedną z automatyzacji można wykonać na procesach związanych z fakturami zakupowymi. Pomyśl, ile czasu zajmuje Twojemu zespołowi praca z papierowymi fakturami. Fizyczny dokument potrzebuje miejsca w biurze, zapewnienia bezpieczeństwa oraz ogromnej dbałości o prawidłowe, ręczne wypełnienie dokumentu. Dodatkowo, po wstępnej pracy z fakturą, trzeba fizycznie nadzorować cały obieg faktury w Twojej firmie.

Papierowa faktura to także zazwyczaj kilka godzin lub dni oczekiwania na jej zatwierdzenie przez uprawnioną osobę. Zdarza się, że o papierowym dokumencie przykrytym stertą innych papierów, można… po prostu zapomnieć. Wtedy zaczynają się problemy. W taki sposób możemy zapomnieć chociażby o rabatach za wcześniejszą płatność co ma swoje ekonomiczne skutki.

W celu wprowadzenia Cyfrowego przepływu dokumentów, powinniśmy skorzystać z systemu zarządzania dokumentami (Document Managment System DMS). DMS to po prostu cyfrowy przepływ dokumentów, który jest efektywny oraz automatyczny – zapewniający elektroniczny obieg dokumentów. Automatyzacja dokumentów w księgowości to zapewnienie poprawności wprowadzanych danych, a także zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów i ich natychmiastowej archiwizacji na platformie DocuWare w chmurze. Co więcej, elektroniczny dokument od razu trafia do osób, które powinny go zatwierdzić, co znaczenie skraca czas pracy z cyfrowym dokumentem. Jeśli potrzebujesz przekazać dodatkowe informacje o np. fakturze, nie musisz pisać osobnego maila, możesz zostawić specjalną adnotację oraz zdefiniować pola opisowe dla osoby, której wysyłasz dokument. Nie trać czasu na mało istotne procesy i miej czas na ważne zadania dzięki EOD.

2

2. Zakupy i zamówienia

Żeby zrealizować zamówienie musimy przejść przez wiele procesów, które pozwalają na sfinalizowanie zamówienia oraz wpływają na dobre relacje z dostawcami. Te procesy to także ogromna ilość papierowych dokumentów. Jeśli chcemy zachować ciągłość produkcji, musimy tworzyć plany zakupowe, koordynować wymagania przedsiębiorstwa oraz produkcji, a następnie dostosować wszystko do możliwości dostaw. Te wszystkie aspekty generują papierowe dokumenty, którymi trzeba odpowiednio zarządzać. Rozwiązaniem tego problemu jest niewątpliwie cyfryzacja. Zamieniając otrzymane fizyczne dokumenty na ich cyfrowe odpowiedniki, jesteśmy w stanie zapanować nad papierowym chaosem i sprowadzić wszystko do jednego, cyfrowego formatu.

Mając już zorganizowane dokumenty w systemie, upraszczamy cały proces i zapewniamy dostęp do informacji uprawnionym osobom. Taka praktyka przyśpiesza wszystkie sprawy wymagające decyzji lub zatwierdzenia przez konkretne osoby. Platforma DocuWare zapewniająca cyfrowy obieg dokumentów, to rozwiązanie, którym warto się zainteresować, jeśli chcemy zapanować nad zamówieniami w firmie.

3

3. Dokumenty do audytu

Roczny audyt zawsze budzi wiele emocji, niestety, nie są one zazwyczaj pozytywne. Proces audytu zawsze jest wyzwaniem dla działu księgowości i finansów, ale także dla samego audytora. Mając na myśli audyt, zawsze wyobrażamy sobie przeszukiwanie i weryfikowanie wielu stert papierów, które są najczęściej w różnych archiwach co sprawia wiele problemów. Dodatkowe problemy z audytem pojawiają się, gdy dokumenty są niekompletne lub całkowicie zdezorganizowane. Audyt w takich warunkach może przeciągać się w nieskończoność, co nie poprawia naszych stosunków do samego procesu.

Dobrym rozwiązaniem jest zamienienie papieru na jego cyfrowy odpowiednik umieszczony w systemie DocuWare. Cyfryzacja dokumentów to świetnie przygotowanie działów finansowych i księgowych do audytu, ponieważ wszystkie informacje oraz dokumenty są pod ręką. Korzystając z EOD wspieranego przez DocuWare, można podejrzeć kto i kiedy miał dostęp do poszczególnych dokumentów księgowych, kto je skopiował, drukował oraz przesyłał. Dokładne informacje o pracy z dokumentem mogą przydać się szczególnie w spółkach notowanych na giełdzie, gdzie audyt musi odbywać się zgodnie z ustawowymi wytycznymi. Dzięki systemowi DocuWare proces audytu w takich firmach ma 100% gwarancję powodzenia.

Korzystając z Elektronicznego obiegu dokumentów Twój zespół, wspierany przez DocuWare może bez problemu szybko reagować i odpowiadać na zapytania audytorów, co korzystnie wpływa na tempo przeprowadzania tego procesu.

4

4. Bezproblemowy koniec miesiąca

DocuWare oraz automatyzacja powyższych procesów to niekwestionowana pomoc dla pracowników działu księgowego. Zalety automatyzacji oraz elektronicznego obiegu dokumentów można dostrzec już po pierwszym zamknięciu miesiąca. Łatwość przy wyszukiwaniu oraz wyciąganiu danych, a także prosty sposób na tworzenie raportów z DocuWare to wygoda, o której pracownicy tradycyjnych firm korzystających z papieru mogą jedynie pomarzyć. Platforma DocuWare potrafi reprezentować wiele danych, które wspomagają analizę cyfrowych dokumentów w oparciu o wybrane przez nas metadane.

Jak podaje Association of International Certified Professional Accountants (AICPA) – „Szybkość i dokładność są nieustannym wyzwaniem dla osób zaangażowanych w proces zamykania miesiąca. Liczy się tu przyspieszone tempo. Co ważne, osoby te muszą mieć też zaufanie do danych, na których działają”.

Oznacza to mniej więcej tyle, że osoby zamykające miesiąc pracują pod ogromną presją oraz w nieustannym poczuciu, że nie mogą się pomylić i że goni ich czas. Jak temu zaradzić? Odpowiedź jest zasadniczo prosta – System DocuWare! Automatyzacje oraz Elektroniczny Obieg Dokumentów to pewność, że dane, z którymi pracujemy są poprawne, a łatwość w wyszukiwaniu informacji i dokumentów, znacząco przyśpiesza cały proces.

5

Jak przygotować się na cyfryzację w firmie?

Czasami Klienci nierozważnie podchodzą do procesu wprowadzania systemu elektronicznego obiegu dokumentów w swojej firmie. Na czym polega problem? Na braku uwzględnienia przyszłego rozwoju biznesu. Potencjalni użytkownicy często chcieliby działać punktowo, zapominając o niektórych procesach w firmie lub o procesach, które mogą pojawić się w przyszłości wraz z rozwojem działalności. Planując cyfryzację, warto pomyśleć o wszystkich działach, które korzystają z dokumentów firmowych.

Wybrane przez Ciebie rozwiązanie powinno być zintegrowane z używanymi w Twoim przedsiębiorstwie systemami księgowymi, finansowymi oraz wszystkimi innymi, których używasz. DocuWare to platforma, która zapewnia wiele funkcji, które mogą kolidować z obecnie używanymi systemami. Decyzja o wprowadzeniu EOD to między innymi wybór w jaki sposób oraz gdzie będą przechowywane Twoje cyfrowe dokumenty. Warto pamiętać, że celem przedsięwzięcia jest automatyzacja procesów biznesowych oraz wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, co wiąże się z tym, że wszystkie działy pracujące z papierem, powinny przejść cyfryzację. Nie chciałbyś chyba doświadczyć sytuacji, gdy nie wiadomo, które dokumenty są w formie papierowej, a które w cyfrowej, prawda? Wprowadziłoby to ogromny chaos wśród organizacji pracy w Twoim przedsiębiorstwie.

Cyfrową transformacje możesz łatwo przeprowadzić korzystając z rozwiązań oferowanych przez DocuWare. Platforma DocuWare to kompleksowy system zarządzający cyfrowymi dokumentami w całej firmie. System działa w chmurze lub na serwerach Klienta, dzięki czemu masz dostęp do dokumentów z każdego miejsca na świecie i o dowolnej porze.

Aby uniknąć nieprzyjemnych sytuacji lub przestrzegać się przed nieprzemyślanymi decyzjami, gorąco zachęcamy do darmowej konsultacji i prezentacji systemu, przeprowadzonej przez naszego eksperta od platformy DocuWare.

6

DocuWare – czyli jak poprawić wydajność firmy

Postawienie na DocuWare to postawienie na zwiększenie wydajności Twojej organizacji dzięki wprowadzonym automatyzacjom i elektronicznemu obiegowi dokumentów. System jest platformą Low-code, co oznacza, że bez dużego nakładu programistycznego można łatwo i elastycznie konfigurować procesy, wygląd interfejsu, a także w prosty sposób przeprowadzić instalację systemu w chmurze zapewniając bezproblemowy dostęp do dokumentów.

DocuWare to także sposób na pozbycie się papieru będącego fizycznym nośnikiem danych zgromadzonych na dokumentach. Zaoszczędź czas i pieniądze, które tracisz przez konieczność pracy z papierem i postaw na nowoczesne rozwiązania np. Elektroniczny Obieg Dokumentów.

Automatyzacje procesów firmowych to kolejna zaleta platformy DocuWare. Zautomatyzuj pracę w organizacji zapewniając w pełni automatyczny proces obiegu faktur, począwszy od odczytywania danych z dokumentów, poprzez ich zatwierdzanie, kończąc na tworzeniu zapisu księgowego, który w sposób bezobsługowy trafia do Twojego systemu księgowego ERP.

Rozwiązania systemu DocuWare to także oszczędność czasu traconego na sam transport dokumentów. Pomyśl, że korzystając z DocuWare eliminujesz całkowicie konieczność przemieszczania fizycznych dokumentów. Wszystkie potrzebne informacje są dostępne w chmurze. Pozwól pracownikom skoncentrować się na ważnych zadaniach, a „transport” dokumentów zostaw DocuWare.

Ile pieniędzy możesz zaoszczędzić? Badania przeprowadzone przez Gartner wskazują, że średni koszt pracy z pojedynczą fakturą w Wielkiej Brytanii wynosi od 4 do £25. W Polsce, koszt przetwarzania faktur szacowany jest między 20, a 60 zł. Jeśli mamy do czynienia ze znacznymi ilościami faktur w różnych formatach, łatwo możemy policzyć oszczędności, ale także możemy oszacować straty, jeśli podczas procesu pojawią się komplikacje z dokumentem np. jego zgubienie.

7

Co zyskujesz stawiając na DocuWare?

DocuWare to automatyzacja procesów oraz wprowadzenie w pełni elektronicznego obiegu dokumentów. Monotonne i powtarzalne czynności mogą wykonywać się same, bez angażowania pracowników. Dzięki wspólnemu archiwum dokumentów działającemu w chmurze, każdy uprawniony pracownik ma łatwy dostęp do dokumentów w momencie, gdy ich potrzebuje. W skrócie, stawiając na DocuWare, korzystasz z takich zalet, jak:

Digitalizacja i rozpoznanie faktur oraz automatyczne łączenie ich z zamówieniami.
Zatwierdzanie dokumentów przyspiesza proces i zapewnia zgodność z wewnętrzne procedurami
Przeglądanie i zatwierdzanie faktur na dowolnych urządzeniach mobilnych
Rejestracja zatwierdzonych faktur opisanych zgodnie z wymogami Księgi Głównej w systemie księgowym/ERP

Prowadzenie bezpiecznego, ustrukturyzowanego i pozwalającego na przeszukiwanie archiwum faktur na potrzeby audytów i planowania budżetu

Chcesz wprowadzić DocuWare u siebie?

Zachęcamy do kontaktu z naszym konsultantem, który podpowie Ci sprawdzone techniki, nakreśli najczęściej pojawiające się problemy podczas wdrażania, a także pomoże jasno określić cele i oczekiwania względem transformacji cyfrowej. Skorzystaj z w pełni darmowej konsultacji oraz prezentacji DocuWare, kontaktując się z naszym ekspertem.

końcu cyfrowe zarządzanie dokumentami oferuje Twojemu zespołowi księgowemu kilka korzyści.

Na podstawowym poziomie poprawia wydajność procesów biznesowych poprzez automatyzację przepływu pracy i niezawodne narzędzia wyszukiwania. Zarządzanie dokumentami pomaga również przygotować się do audytów i zachować zgodność dzięki środkom bezpieczeństwa i ścieżkom audytu, które dowodzą, kto uzyskał dostęp do dokumentów i je zatwierdził.

Zobacz również

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w działach HR

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w działach HR Docuware/HR Pracę w działach HR potrafi efektywnie wspomagać teczka elektroniczna, jednak samo jej wprowadzenie może wydawać się skomplikowane. Często klienci przerażeni samym procesem wdrażania rezygnują z podjęcia decyzji o rozpoczęciu cyfryzacji działu HR. Rozumiemy to!Najczęściej potencjalni użytkownicy platformy, przedstawiają obawy przed: Skanowaniem i opisywaniem dokumentów HR (ponad 80%) Integracją […]

Learn more