Zarządzanie na najwyższym poziomie
Zyskaj pełną kontrolę nad Swoją firmą
System pozwoli Ci kontrolować działania wszystkich pracowników w jednym, uporządkowanym miejscu. Z łatwością wyszukasz potrzebne informacje przy użyciu prostej wyszukiwarki. Wszystko zgodne z polskim prawem oraz międzynarodowymi standardami.
Umów się na bezpłatną konsultację
01
Co możesz zyskać?
DocuWare pozwala swobodnie zarządzać dokumentacją, ograniczyć wydatki, zaoszczędzisz czas i wiele, wiele więcej...
Porządek w dokumentach
Oszczędność czasu, miejsca i pieniędzy
Dostęp do danych z dowolnego miejsca
Zgodność z zasadami poufności
Szybsza praca z dokumentami
Specjalistyczny audyt
Zniwelowanie czasochłonnych błędów
Pełna kontrola nad dostępem do plików
Jakie korzyści niesie wprowadzenie systemu Docuware w firmie?
DocuWare wspiera pracę w każdym dziale firmy, w którym potrzebujesz jego pomocy – od księgowości, przez HR aż do produkcji czy działu handlowego. Dzięki systemowi zachowasz porządek w dokumentach, bez względu na ich rodzaj oraz źródło pozyskania. Wszystko pod Twoją pełną kontrolą.
Będziesz obserwować całą drogę dokumentów między poszczególnymi pracownikami na każdym ich etapie. Od momentu dodania, poprzez akceptację, rozliczenie i archiwizację.
DocuWare pomaga przyspieszyć pracę całej firmy poprzez automatyzację procesów. System samoistnie uczy się treści dokumentów, co pozwala na automatyczną synchronizację z np. oprogramowaniem księgowym lub CRM.
Dostęp do wybranych dokumentów posiadają tylko upoważnieni pracownicy, dzięki czemu, nikt przypadkowy nie będzie mógł przeglądać dokumentów zawierających wrażliwe informacje czy chronione przez RODO dane osobowe. Cyfrowe archiwum w chmurze oferuje wsparcie dla e-akta, czyli zgodnego z polskim prawem sposobu przechowywania cyfrowych dokumentów, dlatego Twoja firma będzie mieć pewność, że nikt z zewnątrz nie dostanie się do ważnych danych.
Jak to działa?
Biuro bez papieru
Zalety DocuWare
Twoje korzyści
Docuware przyspieszy i zautomatyzuje proces obiegu dokumentów w obrębie firmy oraz ułatwi dostosowanie się przedsiębiorstwa do dynamicznie zmieniającej się sytuacji rynkowej i gospodarczej. Oprogramowanie zapewnia bezpieczeństwo poufnych danych, przyspiesza komunikację między działami oraz ogranicza wydatki związane z wydrukami czy kosztownymi pomyłkami pracowników.
Jak działa?
System nie tylko gromadzi, przechowuje oraz grupuje dokumenty, ale także doskonale radzi sobie z rozpoznawaniem tekstu, który się na nich znajduje. Przekłada się to na szybszą pracę z dokumentami oraz łatwość precyzyjnego dotarcia do potrzebnych treści, bez konieczności przeglądania stert papieru.
Wsparcie dla Twojej firmy
Oprogramowanie do cyfrowego obiegu dokumentów DocuWare jest w pełni kompatybilne z wymaganiami stawianymi przez polskie prawo, co przekłada się na brak ryzyka poniesienia kary lub utraty dochodów z powodu brakującej dokumentacji.
Sprawdź, co możemy zaoferować Twojej firmie
Zostaw nam swój adres e-mail, a nasz specjalista skontaktuje się z Tobą aby przedstawić propozycję usprawnień dla Twojej firmy
02
Czym jest DocuWare?
DocuWare to system Elektronicznego Obiegu Dokumentów, który służy przechowywaniu i zarządzaniu dokumentami w wersji cyfrowej, zamiast w wersji papierowej. Pozwala on na pełny dostęp do każdego dokumentu, który przepłynął przez firmę bez względu na jego oryginalny format (papier, email, plik cyfrowy), co ułatwia kadrze kierowniczej kontrolę nad różnorodnymi procesami w firmie – od przepływu faktur, przez zarządzanie dokumentami, aż do organizacji teczek pracowniczych.
Łatwe wyszukiwanie informacji oraz automatyzacja przepływu dokumentów stanowi znaczne ułatwienie pracy dla pracowników różnorodnych działów. System przyspiesza pracę księgowych czy handlowców poprzez wyeliminowanie niepotrzebnego oczekiwania na zatwierdzenie czy podpisanie faktur.
Dzięki DocuWare oszczędzasz nie tylko czas pracowników, ale również przestrzeń w Twojej firmie. System znacznie ogranicza liczbę wydruków, dzięki czemu nie będziesz musiał już poświęcać dużej powierzchni na przechowywanie dokumentów. Wszystko znajdzie się w uporządkowanym i bezpiecznym archiwum cyfrowym w chmurze ze wsparciem dla e-akta, czyli zgodnego z polskim prawem sposobu przechowywania cyfrowych dokumentów. Z DocuWare będziesz miał dostęp do danych z każdego miejsca i o każdej porze. Wystarczy połączenie internetowe i bez problemu odnajdziesz lub dodasz wszystkie potrzebne dokumenty z poziomu komputera czy urządzenia mobilnego.
DocuWare możesz zintegrować z setkami aplikacji, które już funkcjonują w wielu firmach, takimi jak Enova. Dzięki połączeniu obu tych aplikacji można prześledzić do kogo faktura należy oraz jakie decyzje w związku z nią zostały podjęte. Dodatkowo, możliwe jest uruchomienie podglądu dokumentu przy pomocy jednego kliknięcia…
Zobacz jak w pełni wykorzystać Docuware
W dzisiejszych czasach dla działu księgowości bardzo ważne jest wdrożenie systemu zarządzania dokumentami i zautomatyzowanego obiegu dokumentów. Organizacje te albo nie mają systemu cyfrowego, albo nie wykorzystują w pełni swojego rozwiązania do zarządzania dokumentami…
Automatyzacja obiegu dokumentów znacząco wspiera zarządzanie informacjami wewnątrz firmy skracając drogę dokumentów. Ręczne procesy księgowe, błędy popełniane przez pracowników czy brak standaryzacji to przeszkoda, która negatywnie wpływa na produktywność i stawia Twoją firmę w tyle za konkurencją…
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Odkryj wszystkie możliwości, które niesie ze sobą DocuWare. Poznaj najlepsze rozwiązania dla Twojej firmy i jej poszczególnych działów. Znajdź odpowiedzi na pytania dotyczące systemu i poznaj jego zalety.
03
Bezpieczeństwo
Wszystkie dokumenty są w pełni szyfrowane zgodnie z najwyższymi standardami. DocuWare utrzymuje ścisły podział między informacjami o kliencie a samym systemem. Dodatkowo wszystkie działania administratora są rejestrowane i wymagają zalogowania.
SOLIDNE PRAWA DOSTĘPU
Spersonalizowany oraz wielowarstwowy poziom uprawnień zapobiegają manipulowaniu dokumentami i danymi. Tylko uprawnieni użytkownicy mogą przeglądać, modyfikować, dodawać adnotacje lub przetwarzać odpowiednie dokumenty. Wszystkie zmiany odnotowane są w niezmienialnych logach, pozwalający ustalić kto, kiedy i jak wpływał na dany dokument. Przechowywanie danych w wielu kopiach w chmurze oraz stacjonarne poza siedzibą firmy chroni przed katastrofalną utratą danych w przypadku awarii.
NAJWYŻSZY POZIOM OCHRONY
DocuWare Cloud zapewnia najwyższy poziom ochrony dokumentów przed oprogramowaniem do kradzieży danych, w tym ransomware. Microsoft Azure, na którym oparty jest system, zna 99 procent wszystkich wirusów, dlatego zanieczyszczony dokument jest natychmiast rozpoznawany przez DocuWare i nie może być zarchiwizowany.
SZYFROWANIE AES
Wszystkie dokumenty są przechowywane z szyfrowaniem AES, amerykańskim standardem dla ściśle tajnych dokumentów o najwyższym wojskowym poziomie tajemnicy. Aby zapewnić maksymalną ochronę, DocuWare opiera się na kluczu o rozmiarze 256 bitów, z symetrycznymi kluczami 1024 bitów. Dla każdego dokumentu generowany jest nowy klucz symetryczny. Oznacza to, że wzorce nie mogą być rozpoznane lub obliczone nawet za pomocą analizy kryptograficznej, a próba rozszyfrowania pojedynczego dokumentu może zająć dziesiątki milionów lat (przy użyciu najwydajniejszych komputerów świata).
VPN
Cały ruch danych odbywa się za pośrednictwem protokołu HTTPS z szyfrowaniem TLS. Zapobiega to przechwytywaniu krytycznych danych, takich jak hasła i informacje finansowe. Wszystkie dane klientów są zabezpieczone poprzez VPN w centrach danych używanych przez DocuWare Cloud. Ponadto technologie takie jak HSTS chronią usługi w chmurze, na przykład przed atakami typu downgrade i kradzieżą plików cookie.
DocuWare to system, na którym można polegać!
Przez lata otrzymał on wiele certyfikacji na całym świecie potwierdzających skuteczność działania, bezpieczeństwo wprowadzanych danych, czy łatwość obsługi. Jest on również zgodny z powszechnymi standardami.
Wśród nich na szczególną uwagę zasługują między innymi:
DIN EN ISO 9001 / DIN EN ISO/IEC 27001
Regulują zastosowanie Systemu Jakości w projektowaniu i sprzedaży standardowego oprogramowania do zarządzania dokumentami oraz stawiają surowe wymagania w zakresie bezpieczeństwa informacji dotyczące produkcji, wprowadzania, obsługi, monitorowania, utrzymywania i doskonalenia systemu zarządzania dokumentami.
SOC 2, Type 2
Określa skuteczność działania zabezpieczeń oraz systemów badanej usługi w dłuższym okresie czasu. Audyt sprawdza efektywność operatywną oraz czy dane funkcje działają zgodnie z ich zastosowaniem. Certyfikat jest zgodny z zasadami i kryteriami usług zaufania AICPA.
RODO
Europejskie ogólne rozporządzenie o ochronie danych ma znaczący wpływ na przedsiębiorstwa z siedzibą w UE i przedsiębiorstwa zagraniczne działające w UE. DocuWare umożliwia przechowywanie i przetwarzanie danych i dokumentów przy zgodności ze standardami RODO.
Usługi DocuWare, dzięki swojej wysokiej jakości i funkcjonalności, otrzymały także wiele wyróżnień, w tym od:
Computer Bild
DocuWare ma najlepszy wynik rekomendacji i ogólną ocenę w obszarze zarządzania dokumentami
CloudComputing Insider
Gold Award Cloud ECM (Wybór czytelników)
2020: Best DMS for Workflow Automation
Najlepsze Oprogramowanie do Zarządzania Dokumentami
Capterra
Najlepsza Łatwość Obsługi
Wysoka jakość niskim kosztem
Mimo wielu funkcji i rozbudowanego systemu z wieloma certyfikatami, koszt miesięczny DocuWare wynosi mniej niż pensja pracownika administracji, a czas pełnego wdrożenia najczęściej zamyka się w okresie 90 dni. DocuWare oferuje swoim użytkownikom wiele rozwiązań przy niskim koszcie finansowym pozwalając na spokój i bezpieczeństwo pracy w przedsiębiorstwie.
04
FAQ
Najczęściej zadawane pytania
Dokumentacja pracownicza, dokumenty finansowe, umowy, poufne dane – wszystko to wymaga zorganizowanego i bezpiecznego systemu przechowywania, chroniącego informacje przed utraceniem, kradzieżą lub zmianami. Dzięki infrastrukturze cyfrowej DocuWare kontrolujesz, co dzieje się z Twoimi danymi i dokumentami. Możesz je bez obaw gromadzić, przetwarzać i przechowywać, zachowując zasady poufności, integralności i dostępności informacji firmowych. Dodatkowo DocuWare jest zgodny z wieloma międzynarodowymi regulacjami, w tym z RODO. Korzystając z DocuWare, Twoja firma zyskuje możliwość lokalizowania i uzyskiwania dostępu do danych osobowych przechowywanych i przetwarzanych wraz z dokumentami, eksportowania, poprawiania i usuwania danych osobowych. Z systemem możesz być pewny, że dane osobowe są chronione i nie są dalej przetwarzane.
Ciągłe podróże służbowe czy praca poza biurem nie są dla DocuWare przeszkodą. Oprogramowanie umożliwia pracę z dowolnego miejsca i o dowolnym czasie, nie tylko za pomocą komputera, ale również urządzeń mobilnych – smartfonów, tabletów i laptopów. Z DocuWare możesz korzystać przy użyciu różnorodnych systemów – iOS, Android, Mac, Windows. Wystarczy, że połączysz się z Internetem poprzez WiFi czy 4G i bez problemu dostaniesz się do wszystkich potrzebnych dokumentów.
DocuWare to intuicyjne rozwiązanie o przyjaznym interfejsie. Po krótkim przeszkoleniu korzystanie z niego nie stanowi problemu.
Po wdrożeniu rozwiązania, pracownicy przechodzą szkolenie z obsługi systemu. Szkolenie prowadzone jest przez osobę, która wdraża rozwiązanie w Twojej firmie.
Wszystko zależy od poziomu skomplikowania projektu, od ilości użytkowników oraz gromadzonych danych. Dopiero po darmowej konsultacji jesteśmy w stanie podać koszty związane z wdrożeniem systemu.
Zobacz stronę Wdrożenie >
Nie, w ramach wdrożenie pomagamy również w usprawnieniu procesu obiegu dokumentów. Takie sugestie najczęściej pojawiają się podczas przeprowadzanej analizy przedwdrożeniowej.
To zależy od wybranej formy systemu. W przypadku rozwiązania chmurowego dane przechowywane są w chmurze Microsoft Azure. W przypadku rozwiązania on-premise dane przechowywane są lokalnie w firmie klienta.
