Usprawnij proces dodawania dokumentów
i zniweluj ryzyko pomyłek do zera.
Dzięki DocuWare zautomatyzujesz procesy przyjmowania dokumentów kosztowych, stworzysz schematy akceptacji faktur, a przy tym zmniejszysz liczbę pomyłek praktycznie do zera. Dowiedz się jak wspieramy pracę działów księgowych i administracji w firmach.
Umów się na darmową konsultację
01
Co możesz zyskać?
DocuWare pozwala swobodnie zarządzać dokumentacją, ograniczyć wydatki, zaoszczędzisz czas i wiele, wiele więcej...
Wszystkie faktury na czas
Mniej papieru, niższe koszty
Prosty i szybki audyt
Historia relacji dokumentów
Skrócony czas obiegu dokumentów
Szybkie odczytywanie danych z faktury
Zniwelowanie czasochłonnych błędów
Wyeliminowanie duplikatów faktur
Jakie korzyści niesie wprowadzenie systemu Docuware w firmie?
Jedyną rzeczą gorszą od stosów papieru jest ręczne wprowadzanie danych znajdujących się w tym stosie. Mozolne wyszukiwanie potrzebnych informacji, kartka po kartce i wprowadzenie ich wszystkich do systemu, zajmuje wieki. W szczególności gdy trzeba tekst sprawdzać kilka razy, by mieć pewność, że faktura jest dobrze uzupełniona, a przelew trafi na odpowiednie konto. Przy ciągle rosnącej licznie wszelakich dokumentów, łatwo o duplikaty, ominięcie terminów czy zgubienie faktury. Często podwójna płatność za dany dokument doprowadza do konieczności wyjaśnień od strony księgowości, angażując tym samym dodatkowe środki finansowe oraz czas pracownika.
Dzięki oprogramowaniu do przetwarzania dokumentów możesz zaoszczędzić miejsce, czas i ból głowy związane ze starym sposobem wprowadzania danych. Faktura w momencie dodania posiada szereg informacji, np. kto wprowadził ją do systemu, dzięki czemu szybko można namierzyć miejsce powstawania kosztu lub automatycznie zaplanować proces akceptacji. Każda korekta, zwrot lub inne dokumenty, nawet te nie księgowe, możemy w prosty sposób powiązać z już istniejącym dokumentem, tworząc historię dostaw czy dokumentów. System automatycznie uczy się najróżniejszych wzorów, samoistnie uzupełniając odpowiednie pola np. w systemach ERP. Porzuć męczące, czasochłonne, ręczne uzupełnianie tabelek i pozwól programom wykonać to za Ciebie!
Jak to działa?
Biuro bez papieru
Zalety DocuWare
Twoje korzyści
Docuware przyspieszy i zautomatyzuje proces obiegu dokumentów w obrębie firmy oraz ułatwi dostosowanie się przedsiębiorstwa do dynamicznie zmieniającej się sytuacji rynkowej i gospodarczej. Oprogramowanie zapewnia bezpieczeństwo poufnych danych, przyspiesza komunikację między działami oraz ogranicza wydatki związane z wydrukami czy kosztownymi pomyłkami pracowników.
Jak działa?
System nie tylko gromadzi, przechowuje oraz grupuje dokumenty, ale także doskonale radzi sobie z rozpoznawaniem tekstu, który się na nich znajduje. Przekłada się to na szybszą pracę z dokumentami oraz łatwość precyzyjnego dotarcia do potrzebnych treści, bez konieczności przeglądania stert papieru.
Wsparcie dla Twojej firmy
Oprogramowanie do cyfrowego obiegu dokumentów DocuWare jest w pełni kompatybilne z wymaganiami stawianymi przez polskie prawo, co przekłada się na brak ryzyka poniesienia kary lub utraty dochodów z powodu brakującej dokumentacji.
Sprawdź, co możemy zaoferować Twojej firmie
Zostaw nam swój adres e-mail, a nasz specjalista skontaktuje się z Tobą aby przedstawić propozycję usprawnień dla Twojej firmy
02
Czym jest DocuWare?
DocuWare to nowoczesne oprogramowanie, które pozwala zamienić papier w inteligentne dokumenty. Rozwiązanie automatyzuje zarządzanie dokumentami bez względu na źródło ich pochodzenia oraz rodzaj.
Prosta w obsłudze wyszukiwarka daje możliwość odnalezienia odpowiednich informacji i dokumentów w przeciągu kilku sekund. Wystarczy wpisać potrzebne dane, a system wyświetli wszystkie związane z hasłem pliki. Każdy pracownik ma dostęp do określonego zakresu dokumentów, dzięki czemu możesz mieć pewność, że kluczowe dane firmy są bezpieczne i nie dostaną się w niepowołane ręce. Zachowaj pełną kontrolę nad dostępem do informacji oraz pracą swoich podwładnych. Przed wdrożeniem DocuWare, Twoja firma będzie poddana szczegółowemu audytowi, który pozwoli odkryć wszelkie błędy w obiegu dokumentów czy znajdzie dziury w procesach firmy. Razem z naszymi specjalistami stworzysz wersję systemu idealnie skrojoną do potrzeb Twojej firmy, do branży, w której działa oraz jej indywidualnej charakterystyki. Przenosząc swoje dokumenty do cyfrowej przestrzeni, ograniczasz zużycie papieru, co czyni DocuWare ekologicznym rozwiązaniem. Z systemem skutecznie ograniczysz ślad węglowy, jaki zostawia Twoja firma.
Zobacz jak w pełni wykorzystać Docuware
W dzisiejszych czasach dla działu księgowości bardzo ważne jest wdrożenie systemu zarządzania dokumentami i zautomatyzowanego obiegu dokumentów. Organizacje te albo nie mają systemu cyfrowego, albo nie wykorzystują w pełni swojego rozwiązania do zarządzania dokumentami…
Automatyzacja obiegu dokumentów znacząco wspiera zarządzanie informacjami wewnątrz firmy skracając drogę dokumentów. Ręczne procesy księgowe, błędy popełniane przez pracowników czy brak standaryzacji to przeszkoda, która negatywnie wpływa na produktywność i stawia Twoją firmę w tyle za konkurencją…
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Odkryj wszystkie możliwości, które niesie ze sobą DocuWare. Poznaj najlepsze rozwiązania dla Twojej firmy i jej poszczególnych działów. Znajdź odpowiedzi na pytania dotyczące systemu i poznaj jego zalety.
03
Gwarancje jakości
z określeniem kosztu i czasu wdrożenia
DocuWare to system, na którym można polegać! Przez lata otrzymał on wiele certyfikacji na całym świecie potwierdzających skuteczność działania, bezpieczeństwo wprowadzanych danych, czy łatwość obsługi. Jest on również zgodny z powszechnymi standardami. Wśród nich na szczególną uwagę zasługują między innymi:
DIN EN ISO 9001 / DIN EN ISO/IEC 27001
Regulują zastosowanie Systemu Jakości w projektowaniu i sprzedaży standardowego oprogramowania do zarządzania dokumentami oraz stawiają surowe wymagania w zakresie bezpieczeństwa informacji dotyczące produkcji, wprowadzania, obsługi, monitorowania, utrzymywania i doskonalenia systemu zarządzania dokumentami.
SOC 2, Type 2
Określa skuteczność działania zabezpieczeń oraz systemów badanej usługi w dłuższym okresie czasu. Audyt sprawdza efektywność operatywną oraz czy dane funkcje działają zgodnie z ich zastosowaniem. Certyfikat jest zgodny z zasadami i kryteriami usług zaufania AICPA.
RODO
Europejskie ogólne rozporządzenie o ochronie danych ma znaczący wpływ na przedsiębiorstwa z siedzibą w UE i przedsiębiorstwa zagraniczne działające w UE. DocuWare umożliwia przechowywanie i przetwarzanie danych i dokumentów przy zgodności ze standardami RODO.
Usługi DocuWare, dzięki swojej wysokiej jakości i funkcjonalności, otrzymały także wiele wyróżnień, w tym od:
Computer Bild
DocuWare ma najlepszy wynik rekomendacji i ogólną ocenę w obszarze zarządzania dokumentami
CloudComputing Insider
Gold Award Cloud ECM (Wybór czytelników)
2020: Best DMS for Workflow Automation
Najlepsze Oprogramowanie do Zarządzania Dokumentami
Capterra
Najlepsza Łatwość Obsługi
Wysoka jakość niskim kosztem
Mimo wielu funkcji i rozbudowanego systemu z wieloma certyfikatami, koszt miesięczny DocuWare wynosi mniej niż pensja pracownika administracji, a czas pełnego wdrożenia najczęściej zamyka się w okresie 90 dni. DocuWare oferuje swoim użytkownikom wiele rozwiazań przy niskim koszcie finansowym pozwalając na spokój i bezpieczeństwo pracy w przedsiębiorstwie.
04
FAQ
Najczęściej zadawane pytania
Dokumentacja pracownicza, dokumenty finansowe, umowy, poufne dane – wszystko to wymaga zorganizowanego i bezpiecznego systemu przechowywania, chroniącego informacje przed utraceniem, kradzieżą lub zmianami. Dzięki infrastrukturze cyfrowej DocuWare kontrolujesz, co dzieje się z Twoimi danymi i dokumentami. Możesz je bez obaw gromadzić, przetwarzać i przechowywać, zachowując zasady poufności, integralności i dostępności informacji firmowych. Dodatkowo DocuWare jest zgodny z wieloma międzynarodowymi regulacjami, w tym z RODO. Korzystając z DocuWare, Twoja firma zyskuje możliwość lokalizowania i uzyskiwania dostępu do danych osobowych przechowywanych i przetwarzanych wraz z dokumentami, eksportowania, poprawiania i usuwania danych osobowych. Z systemem możesz być pewny, że dane osobowe są chronione i nie są dalej przetwarzane.
Ciągłe podróże służbowe czy praca poza biurem nie są dla DocuWare przeszkodą. Oprogramowanie umożliwia pracę z dowolnego miejsca i o dowolnym czasie, nie tylko za pomocą komputera, ale również urządzeń mobilnych – smartfonów, tabletów i laptopów. Z DocuWare możesz korzystać przy użyciu różnorodnych systemów – iOS, Android, Mac, Windows. Wystarczy, że połączysz się z Internetem poprzez WiFi czy 4G i bez problemu dostaniesz się do wszystkich potrzebnych dokumentów.
DocuWare to intuicyjne rozwiązanie o przyjaznym interfejsie. Po krótkim przeszkoleniu korzystanie z niego nie stanowi problemu.
Po wdrożeniu rozwiązania, pracownicy przechodzą szkolenie z obsługi systemu. Szkolenie prowadzone jest przez osobę, która wdraża rozwiązanie w Twojej firmie.
Wszystko zależy od poziomu skomplikowania projektu, od ilości użytkowników oraz gromadzonych danych. Dopiero po darmowej konsultacji jesteśmy w stanie podać koszty związane z wdrożeniem systemu.
Zobacz stronę Wdrożenie >
Nie, w ramach wdrożenie pomagamy również w usprawnieniu procesu obiegu dokumentów. Takie sugestie najczęściej pojawiają się podczas przeprowadzanej analizy przedwdrożeniowej.
To zależy od wybranej formy systemu. W przypadku rozwiązania chmurowego dane przechowywane są w chmurze Microsoft Azure. W przypadku rozwiązania on-premise dane przechowywane są lokalnie w firmie klienta.
