Dokumenty pracowników pod pełną kontrolą
Zarządzaj nimi z przyjemnością
Umowy, CV, rozliczenia czy wnioski urlopowe to tylko początek dokumentów, którymi zajmuje się dział kadr. Dzięki DocuWare pracownicy HR mogą wygodnie porządkować, edytować i archiwizować dokumenty.
Umów się na darmową konsultację
01
Co możesz zyskać?
DocuWare pozwala swobodnie zarządzać dokumentacją, ograniczyć wydatki, zaoszczędzisz czas i wiele, wiele więcej...
Szybsza praca z dokumentami
Łatwość wyszukiwania danych
Pełna kontrola nad dostępem do plików
Historia relacji dokumentów
Skrócony czas obiegu dokumentów
Czytelne e-teczki pracownicze
Porządek w dokumentach
Zgodność z zasadami poufności
Jakie korzyści niesie wprowadzenie systemu Docuware w firmie?
Na każdym etapie – od rekrutacji, przez szkolenia aż do awansów, DocuWare wspiera dział kadr, dając możliwość porządkowania dokumentów i danych w e-teczkach pracowniczych znajdujących się w praktycznym i czytelnym archiwum. A co z zasadami poufności? Dostęp do wybranych dokumentów posiadają tylko upoważnieni pracownicy, dzięki czemu, nikt przypadkowy nie będzie mógł przeglądać dokumentów zawierających wrażliwe informacje czy chronione przez RODO dane osobowe.
Cyfrowe archiwum w chmurze oferuje wsparcie dla e-akta, czyli zgodnego z polskim prawem sposobu przechowywania cyfrowych dokumentów, dlatego Twoja firma ma pewność, że nikt z zewnątrz nie dostanie się do ważnych danych.
Jak to działa?
Biuro bez papieru
Zalety DocuWare
Twoje korzyści
Docuware przyspieszy i zautomatyzuje proces obiegu dokumentów w obrębie firmy oraz ułatwi dostosowanie się przedsiębiorstwa do dynamicznie zmieniającej się sytuacji rynkowej i gospodarczej. Oprogramowanie zapewnia bezpieczeństwo poufnych danych, przyspiesza komunikację między działami oraz ogranicza wydatki związane z wydrukami czy kosztownymi pomyłkami pracowników.
Jak działa?
System nie tylko gromadzi, przechowuje oraz grupuje dokumenty, ale także doskonale radzi sobie z rozpoznawaniem tekstu, który się na nich znajduje. Przekłada się to na szybszą pracę z dokumentami oraz łatwość precyzyjnego dotarcia do potrzebnych treści, bez konieczności przeglądania stert papieru.
Wsparcie dla Twojej firmy
Oprogramowanie do cyfrowego obiegu dokumentów DocuWare jest w pełni kompatybilne z wymaganiami stawianymi przez polskie prawo, co przekłada się na brak ryzyka poniesienia kary lub utraty dochodów z powodu brakującej dokumentacji.
Sprawdź, co możemy zaoferować Twojej firmie
Zostaw nam swój adres e-mail, a nasz specjalista skontaktuje się z Tobą aby przedstawić propozycję usprawnień dla Twojej firmy
02
Czym jest DocuWare?
DocuWare to system Elektronicznego Obiegu Dokumentów, służący przechowywaniu i zarządzaniu dokumentami w wersji cyfrowej, zamiast w wersji papierowej. Z systemem uzyskasz pełny dostęp do każdego dokumentu, który przepłynął przez firmę bez względu na jego rodzaj czy oryginalny format (papier, email, plik cyfrowy), co pomaga w zachowaniu porządku w dokumentach – organizacji teczek pracowniczych, przyjmowaniu i potwierdzaniu wniosków urlopowych oraz kontroli liczby płatnych i bezpłatnych dni urlopowych.
Łatwe wyszukiwanie informacji oraz automatyzacja przepływu dokumentów stanowi znaczne ułatwienie pracy i pozwala odpowiedzieć na pytania pracowników różnorodnych działów dotyczące umów czy kwestii urlopowych. System przyspiesza pracę redukując czas spędzony na fizycznym przenoszeniu dokumentów po całej firmie, w celu uzyskania odpowiednich podpisów na dokumentach.
System DocuWare jest intuicyjny i prosty w obsłudze. Dodatkowo można go zintegrować z setkami aplikacji, które już funkcjonują w wielu firmach, dzięki czemu praca na różnych rodzajach dokumentów będzie łatwiejsza niż kiedykolwiek.
DocuWare znacznie ogranicza liczbę wydruków, dzięki czemu Twoja firma nie będzie musiała już poświęcać dużej powierzchni na przechowywanie dokumentów. Wszystko znajdzie się w uporządkowanym i bezpiecznym archiwum cyfrowym w chmurze ze wsparciem dla e-akta, czyli zgodnego z polskim prawem sposobu przechowywania cyfrowych dokumentów. Z DocuWare będziesz miał dostęp do danych z każdego miejsca i o każdej porze. Wystarczy połączenie internetowe i bez problemu odnajdziesz, sprawdzisz lub dodasz wszystkie potrzebne dokumenty z poziomu komputera czy urządzenia mobilnego, nawet jeśli pracujesz zdalnie lub jesteś w delegacji.
Zobacz jak w pełni wykorzystać Docuware
W dzisiejszych czasach dla działu księgowości bardzo ważne jest wdrożenie systemu zarządzania dokumentami i zautomatyzowanego obiegu dokumentów. Organizacje te albo nie mają systemu cyfrowego, albo nie wykorzystują w pełni swojego rozwiązania do zarządzania dokumentami…
Automatyzacja obiegu dokumentów znacząco wspiera zarządzanie informacjami wewnątrz firmy skracając drogę dokumentów. Ręczne procesy księgowe, błędy popełniane przez pracowników czy brak standaryzacji to przeszkoda, która negatywnie wpływa na produktywność i stawia Twoją firmę w tyle za konkurencją…
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Odkryj wszystkie możliwości, które niesie ze sobą DocuWare. Poznaj najlepsze rozwiązania dla Twojej firmy i jej poszczególnych działów. Znajdź odpowiedzi na pytania dotyczące systemu i poznaj jego zalety.
03
Gwarancje jakości
DocuWare to system, na którym można polegać! Przez lata otrzymał on wiele certyfikacji na całym świecie potwierdzających skuteczność działania, bezpieczeństwo wprowadzanych danych, czy łatwość obsługi. Jest on również zgodny z powszechnymi standardami. Wśród nich na szczególną uwagę zasługują między innymi:
DIN EN ISO 9001 / DIN EN ISO/IEC 27001
Regulują zastosowanie Systemu Jakości w projektowaniu i sprzedaży standardowego oprogramowania do zarządzania dokumentami oraz stawiają surowe wymagania w zakresie bezpieczeństwa informacji dotyczące produkcji, wprowadzania, obsługi, monitorowania, utrzymywania i doskonalenia systemu zarządzania dokumentami.
SOC 2, Type 2
Określa skuteczność działania zabezpieczeń oraz systemów badanej usługi w dłuższym okresie czasu. Audyt sprawdza efektywność operatywną oraz czy dane funkcje działają zgodnie z ich zastosowaniem. Certyfikat jest zgodny z zasadami i kryteriami usług zaufania AICPA.
RODO
Europejskie ogólne rozporządzenie o ochronie danych ma znaczący wpływ na przedsiębiorstwa z siedzibą w UE i przedsiębiorstwa zagraniczne działające w UE. DocuWare umożliwia przechowywanie i przetwarzanie danych i dokumentów przy zgodności ze standardami RODO.
Usługi DocuWare, dzięki swojej wysokiej jakości i funkcjonalności, otrzymały także wiele wyróżnień, w tym od:
Computer Bild
DocuWare ma najlepszy wynik rekomendacji i ogólną ocenę w obszarze zarządzania dokumentami
CloudComputing Insider
Gold Award Cloud ECM (Wybór czytelników)
2020: Best DMS for Workflow Automation
Najlepsze Oprogramowanie do Zarządzania Dokumentami
Capterra
Najlepsza Łatwość Obsługi
Wysoka jakość niskim kosztem
Mimo wielu funkcji i rozbudowanego systemu, koszt miesięczny DocuWare wynosi mniej niż pensja pracownika administracji, a czas pełnego wdrożenia najczęściej zamyka się w okresie 90 dni. DocuWare pozwala na spokój i bezpieczeństwo pracy gwarantując łatwość obsługi, wygodę przechowywania i porządkowania dokumentów oraz oszczędność czasu, dzięki automatyzacji procesów.
04
FAQ
Najczęściej zadawane pytania
Dokumentacja pracownicza, dokumenty finansowe, umowy, poufne dane – wszystko to wymaga zorganizowanego i bezpiecznego systemu przechowywania, chroniącego informacje przed utraceniem, kradzieżą lub zmianami. Dzięki infrastrukturze cyfrowej DocuWare kontrolujesz, co dzieje się z Twoimi danymi i dokumentami. Możesz je bez obaw gromadzić, przetwarzać i przechowywać, zachowując zasady poufności, integralności i dostępności informacji firmowych. Dodatkowo DocuWare jest zgodny z wieloma międzynarodowymi regulacjami, w tym z RODO. Korzystając z DocuWare, Twoja firma zyskuje możliwość lokalizowania i uzyskiwania dostępu do danych osobowych przechowywanych i przetwarzanych wraz z dokumentami, eksportowania, poprawiania i usuwania danych osobowych. Z systemem możesz być pewny, że dane osobowe są chronione i nie są dalej przetwarzane.
Ciągłe podróże służbowe czy praca poza biurem nie są dla DocuWare przeszkodą. Oprogramowanie umożliwia pracę z dowolnego miejsca i o dowolnym czasie, nie tylko za pomocą komputera, ale również urządzeń mobilnych – smartfonów, tabletów i laptopów. Z DocuWare możesz korzystać przy użyciu różnorodnych systemów – iOS, Android, Mac, Windows. Wystarczy, że połączysz się z Internetem poprzez WiFi czy 4G i bez problemu dostaniesz się do wszystkich potrzebnych dokumentów.
DocuWare to intuicyjne rozwiązanie o przyjaznym interfejsie. Po krótkim przeszkoleniu korzystanie z niego nie stanowi problemu.
Po wdrożeniu rozwiązania, pracownicy przechodzą szkolenie z obsługi systemu. Szkolenie prowadzone jest przez osobę, która wdraża rozwiązanie w Twojej firmie.
Wszystko zależy od poziomu skomplikowania projektu, od ilości użytkowników oraz gromadzonych danych. Dopiero po darmowej konsultacji jesteśmy w stanie podać koszty związane z wdrożeniem systemu.
Zobacz stronę Wdrożenie >
Nie, w ramach wdrożenie pomagamy również w usprawnieniu procesu obiegu dokumentów. Takie sugestie najczęściej pojawiają się podczas przeprowadzanej analizy przedwdrożeniowej.
To zależy od wybranej formy systemu. W przypadku rozwiązania chmurowego dane przechowywane są w chmurze Microsoft Azure. W przypadku rozwiązania on-premise dane przechowywane są lokalnie w firmie klienta.
